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关于做好2021届(下半年)毕业研究生档案整理邮寄工作的通知

发布日期:2022-01-06 访问数量:

各研究生培养单位:

档案转递是毕业生就业工作的重要环节,根据《研究生档案管理办法(实行)》(曲师大校字〔2018〕33号)要求,研究生档案整理、转递工作由各学院负责。按照省有关部门通知要求,2021届毕业研究生档案由中国邮政速递(EMS)寄发。

为确保毕业研究生档案保密、安全、准确、及时交寄,现将有关事宜通知如下,请各单位严格遵照执行。

一、档案整理范围

2021下半年毕业且获得学位的研究生

二、档案内容

每位毕业生有两份档案,人事档案和学位档案。人事档案整理好后寄发到派遣单位;学位档案及个人毕业论文一本存入学校档案馆。

博士、学硕、专硕、同等学力、在职教育硕士等类型档案材料均不同,请严格按照附件中的档案目录清单进行整理(注意人事档案和学位档案内容上的区别)。每份档案都要将清单放在所有档案材料之上,档案材料要按照清单顺序进行排放(有党员档案、体检表、教师资格证申请表等需入档的材料需要在本人目录空白行中填写)。

每位毕业生的所有材料都必须认真检查,如公章是否齐全等。

三、全日制毕业研究生人事档案整理及说明

(一)注意事项

1.参考研究生处提供的“就业方案库”中“档案材料”一栏的档案邮寄地址进行核实并填写《曲阜师范大学2021届毕业研究生档案邮寄信息表》(附件1),邮寄地址需详细到街道或门牌号。电子版于202217下午5时前,分别发两校区邮箱:曲阜校区qsdyjsgl@163.com 、日照校区  rzxqyjs@163.com  

2.不毕业、考取本学院博士的研究生档案不必上交邮寄,档案留在学院;考取我校其它学院博士和就业到我校的研究生档案,分别送相关录取学院和我校人事处档案室,并填写《xx学院2021届毕业研究生档案交接单》,做好交接记录;除此以外其他所有毕业研究生档案需全部报送通过EMS邮寄,不得留存。

3.毕业定向生档案(包括档案目录清单中的各项材料加毕业证原件、学位证原件)按定向单位地址寄发,不允许自带。定向我校的毕业生档案,由学院直接送交我校人事处档案室,并填写《xx学院2021届毕业研究生档案交接单》,做好交接记录。

4.没有档案保管权限的签约单位(特别是签约公办中小学、幼儿园、中小企业等单位)档案交寄:签约公办中小学、幼儿园的档案寄送至公办中小学、幼儿园所属的教育局人事科/政工科;签约中小企业的,需要学院和毕业生再次核实其人事代理档案保管部门的邮寄地址,档案不要直接寄到没有档案保管权限的中小企业等单位。

5.所有档案要用封条密封档案袋,并骑缝加盖学院党委章(档案袋及封条到研究生处领取)。

(二)工作流程

1.各学院上报《曲阜师范大学2021届毕业研究生档案邮寄信息表》(电子版+纸质版),由研究生处进行审核及存档。

2.研究生处汇总信息表后,由研究生处联系EMS,打印邮寄详单。

3.由于下半年毕业生较少,学院整理好人事档案后,学院准备好《xx学院2021届毕业研究生档案交接单》统一交至两校区研究生处办公室,由研究生处联系寄发档案事宜。(需要寄发的人事档案排序务必跟信息表顺序一致)

4.研究生处联系EMS进行各学院档案邮寄。

5.EMS寄发邮件后的快递单号会在档案寄发之日起10天以内反馈给学院存档,以备毕业生离校后联系学院查询。

四、在职教育硕士和同等学力毕业研究生档案整理方法与全日制相同,严格按照档案目录进行整理及密封。此类型毕业生档案不经过EMS邮寄,由学生本人带身份证到学院领取个人档案及学位证、学院做好交接记录,填写《xx学院2021届毕业研究生档案交接单》。

五、学位档案整理及说明

各类型(全日制博士、学硕、专硕+在职教育硕士+同等学力)学位档案严格按照档案目录清单进行整理,按照学校档案馆相关工作要求进行学位档案的整理和装订工作,封皮可到学校档案馆领取。整理完毕后,将学位档案和论文交至档案馆进行存档。

六、档案上交时间:

1.人事档案上交时间:2022年1月10日。

2.学位档案上交时间:春季开学一周内移交学校档案馆。



                          研究生处

                              20221月6